Digitalisering i møde- og eventindustrien efter corona

Den 7. april 2020

Coronakrisen har tvunget samfundet til en omstilling fra fysisk nærvær til digital distance. For at opretholde produktiviteten er vi tvunget til at ændre vaner, når vi ikke længere som vanligt kan mødes på kontorerne, i mødelokalerne eller i klasseværelserne på landets skoler. 

Vi oplever, at videomøder faktisk fungerer upåklageligt. Ja, personligt har jeg endda en oplevelse af at mange digitale møder ofte bliver mere effektive. Undervisningen for skoleelever og studerende er konverteret til onlineforløb med jævnlige ’check-in’ til underviseren - og der er sågar opstået nye fællesskaber i form af virtuel fællessang og online fredagsbar. 

Forbliver vi online efter corona?
Vi har i Destination Fyn sat os for at blive klogere på digitaliseringens betydning for møde- og eventindustrien i den nære fremtid, der venter, når samfundet åbnes igen efter krisen. Vi har således igangsat en analyse af markedsperspektiverne i det kraftigt øgede brug af virtuelle redskaber i krisetiden. 

Der er jo som sådan ikke kommet nye varer på hylderne. Videomøder har været en fast bestanddel af redskabskassen i mange år. Tilgængeligheden har været stor – men den praktiske anvendelighed og det folkelige ejerskab af de virtuelle redskaber har været sporadisk. Jeg tror, at vi alle kan nikke genkendende til frustrationerne over at bruge de første 10 minutter af et onlinemøde på tekniske startvanskeligheder, som oftest skyldes software- eller opkoblingsproblemer samt generelt en svagt udviklet digital mødekultur. 

Med myndighedernes krav om at minimere smittespredningen i samfundet ved at holde fysisk afstand – og samtidige opfordring til at ‘være sammen – hver for sig’, er efterspørgslen på funktionsdygtige digitale løsninger imidlertid eksploderet. 

Digitale værktøjer vækster
Antallet af daglige brugere af Microsoft Teams, der fungerer som et kombineret chat- og samarbejdsforum med indbygget videomødemodul, steg med 37 % i sidste uge fra 32 mio. til 44 mio. brugere. 

Børsværdien af Zoom Video Communications er vækstet 101 % siden 31. januar – trods et samtidigt generelt styrtdyk på 30 % for det amerikanske S&P 500-aktieindeks. Og pr. 18. marts toppede Zooms ‘cloud-meeting app’ listen over de mest downloadede business-apps til IPhone i USA. 

I den lokale kontekst opleves der tilsvarende hos fynske AV-Center en efterspørgsel på udstyr, der understøtter det øgede behov for videomøder, webinarer og streaming af arrangementer og oplæg:

”Vi har i corona-nedlukningsperioden solgt mere videokonferenceudstyr end normalt – og har i dag installatører ude ved to virksomheder, der har ønsket en opgradering af deres setup”, forlød det fra AV-Centers direktør Johnny Larsen mandag 30. marts. AV-Center har således i en ’corona-kampagne’ samlet en række pakkeløsninger til at dække forskellige behov for online videomøder samt streaming/fjernundervisning. 

Holder vi ved vores nye digitale vaner?
Men hvad er det for et post-corona-scenarie, vi kigger ind i, når samfundet åbner op igen? 

Vil de nye tillærte digitale vaner holde ved? 

Vil vi i højere grad afvikle møder med eksterne samarbejdspartnere på online-platforme som Skype, Microsoft Teams og Zoom – og samtidig spare unødig rejsetid og ikke mindst minimere miljøbelastningen på transporten? 

Bliver vores erhvervsrejsemønster ændret i væsentlig grad, som følge af risikoen ved på utilsigtet vis at agere smittespreder ved stor udenlandsk rejseaktivitet?  

Og hvilke konsekvenser vil det have for møde-/konferencestederne, der jo lever af at være fysisk samlingspunkt for alle mødeaktiviteter fra mindre forretningsmøder til store konferencer med hundredvis af deltagere fra ind- og udland? 

Spørgsmålene er mange – og ingen kender svarene endnu. 

Modreaktion – behov for fysisk nærvær
Vi er som følge af coronakrisen blevet tvunget til at springe ombord på digitaliseringstoget – men er alt så bare fryd og gammen? Med nedlukningen af samfundet oplever vi alle sammen, på egen krop, konsekvenserne af øget skærmtid og reduktionen af sociale behov til en række virtuelle forbindelser. Produktiviteten kan måske følge med på den korte bane, men jeg tvivler på, at jeg er den eneste, der savner de fysiske, sociale relationer til kolleger og samarbejdspartnere. Nuancerne i de faglige diskussioner, der ofte kræver øjenkontakt og samtidig afkodning af hinandens kropssprog, bliver færre i de digitale fællesskaber – og den kollegiale ’ping-pong’, de sarkastiske undertoner og small-talk’en i køen til kaffeautomaten udebliver, når vi i de digitale universer er ’sammen – hver for sig’. 

Jeg er således overbevist om, at de nye erkendelser af online-løsningernes anvendelighed ikke betyder, at vi fremadrettet vil stoppe med at mødes rent fysisk omkring et mødebord, når vi i fællesskab skal indgå aftaler, udvikle projekter og skabe nye forretningsmodeller. Jeg vil tilmed vove pelsen og forudsige, at vi ’post-corona’ vil se en modreaktion på isolationsperioden, hvor behovet for det fysiske møde vil blive højt prioriteret i en periode. 

Digitalt supplement til de fysiske møder
De digitale vaner vil dog hænge ved, og jeg forventer at den digitale disruption, som coronakrisen har medført, vil skabe en varig forandring i møde- og konferenceindustrien. Digitale løsninger vil blive et naturligt og selvfølgeligt supplement til de fysiske møder. Vi vil opleve en større efterspørgsel på mødelokaler med det nyeste AV-udstyr, der garanterer en hurtig og sikker opkobling til f.eks. at kunne have halvdelen af mødedeltagerne med på videokonference uden at gå på kompromis med mødekvaliteten. 

Jeg forudser, at man også på konferencemarkedet vil opleve en mærkbar efterspørgsel på digitale løsninger til at kunne skabe den velkendte konferenceoplevelse på distancen. Med øget anvendelse af streaming fra konferencer vil man samtidig opnå mulighed for at centrale beslutningstagere og andre værdifulde deltagere, der ikke kan prioritere fuld (fysisk) deltagelse i en given konference, kan deltage i udvalgte seancer og interagere interaktivt med de fysiske konferencedeltagere on-site. Og pludselig vil tanken om at få en keynote fra en international ‘hot-shot speaker’ på konferenceprogrammet ikke blot være et luftkastel - men faktisk indenfor budgetrammen, hvis oplægget kan streames i høj kvalitet. 

Forberedelse til den nye virkelighed
I Destination Fyn kigger vi med stor nysgerrighed i krystalkuglen. Vi er optaget af, at de fynske møde- og konferencesteder skal være klædt godt på til den kommende ’post-corona virkelighed’. Vi har således igangsat en analyse af tilgængelige teknologier på markedet, der har et potentiale til at imødekomme nogle af de tendenser, der er beskrevet ovenfor. Vi vil have fokus på den praktiske implementering af de nye teknologiske muligheder – og på hvordan disse kan understøtte nye, innovative møde- og konferenceformater.  

Læren fra corona-isolationen understreger at øget digitalisering uden hensyntagen til de menneskelige, sociale behov aldrig bliver en succes. Det interessante bliver derfor, hvordan vi kan kombinere de innovative digitale tendenser med de dybtliggende menneskelige analoge behov.  

Analysen udarbejdes i samarbejde med Seismonaut og er finansieret af projektmidler fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse. Vi glæder os til at dele nye indsigter fra analysen med den fynske møde- og eventbranche og håber, at aktørerne vil bidrage konstruktivt til udviklingen af mødeproduktet.  

Blogindlægget er skrevet af Jakob Staun, eventchef, Business & Sport Events, Destination Fyn.

Læs flere blogindlæg fra Destination Fyns >